ご依頼後に必要な機器やメールアドレスは?

1 スマーフォンのみでも大丈夫?

今回のコラムでは,当事務所へのご依頼後に必要な機器やあると便利な機器などについてご説明させていただきたいと思います。
まず,結論としては,スマートフォンメールアドレスがあれば,ご依頼から事件終了まで進めることができます。
もっとも,以下の理由から,スマートフォンの他に,パソコン又はiPadなどのタブレットがあった方が作業効率などの観点から便利と言えるでしょう。

2 普段の連絡は基本メールで

当事務所では,当事務所からご依頼人様へのご連絡やご報告は原則としてメールでさせていただきつつ,事件の進行に応じ,ご来所,電話,ビデオ通話(Skype,FaceTime,Zoom,LINEビデオ通話等)での打合せを実施させていただいております。
そのためメールの使用頻度が高いですが,いわゆる携帯用キャリアメール(docomo.ne.jp,ezweb.ne.jp,softbank.ne.jpなど)は迷惑メールフィルターが原因で当事務所からのメールなどが届かなかったり,添付できるファイル量の上限が原因でデータが届かなかったりなどの支障が生じることがあるため,当事務所では,携帯用キャリアメール以外のアドレスのご利用をお願いさせていただいております。

3 書面はPDFなどの電子データで

ご依頼後は,相手方から提出される準備書面等の多くの書面を受領することとなりますが,当事務所ではほぼ全ての書面につきPDFなどの電子データに変換の上,ご依頼人様に送らせていただいております。
PDFはスマートフォンでも確認することは可能ですが,A4サイズの書面をPDF化するため,画面が小さいスマートフォンよりもパソコンやiPadなどのタブレットの方が確認しやすいかと思われます。

4 文書の作成はwordかメール本文で

当事務所では,ご依頼人様に,事件の経過をお伝えいただく陳述書や,相手方書面への反論書などの書面のご作成をお願いさせていただいております。
また,弁護士が作成した文書(通常WordやExcel)の確認をお願いすることもございます。
これらの作業は,ご依頼人様においてWordをご利用いただける環境があればWordでのご作成をお願いしておりますが,かかる環境がない場合は,スマートフォンを用いたメール本文上での作成等,他の方法をご案内させていただくとともに,スマートフォン上でもご確認可能となるよう,当事務所からの送信データもWordやExcelからPDFに変換した上で送らせていただくこともしております。

5 打合せは電話やビデオ通話で

昨今の新型コロナウィルス感染症予防の観点から,現在,当事務所では必要性がない限り,打合せに関しましても,なるべくご来所以外の方法である電話やビデオ通話で実施させていただいており,いずれも方法もスマートフォンのみでご対応いただくこと可能です。

6 エコで円滑なコミュニケーションを

以上のとおり,当事務所へのご依頼後,端末としてはスマートフォンでも全くご支障はございませんが,書面のご確認,ご作成の効率を考慮すれば,パソコン又はタブレットがあった方が便利かと思われます。
メールにつきましても,携帯用キャリアメールではなくGmailなどをご用意いただいた方が,ご依頼後における円滑な連絡の観点からも宜しいかと存じます。
私が弁護士になった当時(2003年)は,大量の書面をコピーし,何度もご依頼人様に郵送しているような時代でした。当事務所は,日々進化するツールを最大限利用し,環境に優しく,かつ,ご依頼人様との円滑なコミュニケーションを可能とする方法をこれからも採用していきたいと考えております。

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